Cùng với sự hợp tác, hỗ trợ của một số tập đoàn công nghệ thông tin, việc triển khai ứng dụng phần mềm họp không giấy tờ góp phần cải thiện hiệu quả việc tổ chức các cuộc họp, giúp ban hành quyết định họp nhanh chóng, tăng cường khả năng kết nối... từ đó, sẽ góp phần thực hiện hiệu quả kế hoạch triển khai công tác chuyển đổi số của UBDT giai đoạn 2021 - 2025.

Phòng họp không giấy là phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp, tiết kiệm thời gian, chi phí của các phiên họp. Đồng thời, tăng tính kịp thời, nâng cao hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý cũng như việc điều hành. Các thông tin được quản lý trên cùng một hệ thống, tạo nên sự đồng bộ trong quy trình làm việc, tăng tính bảo mật thông tin.

Nhờ phần mềm phòng họp không giấy, những người tham gia cuộc họp chỉ cần đem theo máy tính, hoặc các thiết bị di động nhỏ gọn thay vì sử dụng nhiều văn bản cồng kềnh như trước đây. Phần mềm có những tính năng hữu ích như: Quản lý thông tin cuộc họp; quản lý đại biểu tham dự; thông báo, nhắc lịch họp; giám sát và điều hành cuộc họp; chia sẻ tài liệu; biểu quyết; chuyển đổi giọng nói thành văn bản; thống kê thông tin cuộc họp…

Có thể thấy, phòng họp không giấy là một lựa chọn tối ưu, đem lại hiệu quả kinh tế và thích hợp cho mô hình số hóa của UBDT.